Política de Tratamiento de Datos Personales
| Razón social | SANNA Solutions S.A.S. |
|---|---|
| NIT | 902068158-1 |
| Domicilio | Bogotá, Colombia |
| Correo de contacto | anamaria@sannasolutions.com |
| Correo alternativo | santiago@sannasolutions.com |
| Sitio web | sannasolutions.com |
1. Identificación del Responsable del Tratamiento
En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1074 de 2015, SANNA Solutions S.A.S. actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales recolectados a través de su sitio web sannasolutions.com y de sus canales de contacto comercial.
2. Marco normativo
- Ley 1581 de 2012 — Régimen general de protección de datos personales en Colombia.
- Decreto 1074 de 2015 — Que compila el Decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581/2012.
- Circulares de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en materia de protección de datos.
3. Datos personales que se recolectan
SANNA Solutions recolecta únicamente los datos personales que el titular proporciona voluntariamente a través del formulario de contacto del sitio web o de canales comerciales directos (correo, WhatsApp, reuniones de diagnóstico):
| Dato personal | Tipo |
|---|---|
| Nombre completo | Identificación |
| Correo electrónico | Contacto |
| Número de teléfono | Contacto |
| Nombre de la empresa | Contexto comercial |
SANNA Solutions no recolecta datos sensibles (Art. 5, Ley 1581/2012) a través de estos canales.
4. Finalidades del tratamiento
Las finalidades descritas a continuación serán aplicables a todos los Titulares que hayan autorizado a la Compañía el Tratamiento de sus Datos Personales por parte de SANNA:
- El registro de los Datos Personales en los sistemas de SANNA.
- Transmisión y Transferencia de los Datos Personales con respeto a las garantías legales aplicables para cada una de estas operaciones.
- El envío de información a entidades administrativas o judiciales por solicitud de estas, garantizando el respeto de los derechos del Titular en cada caso.
- Informar sobre cambios sustanciales en la Política adoptada por SANNA.
- Responder a las peticiones, consultas, reclamos y/o quejas que realicen los Titulares a través de cualquiera de los canales habilitados por el Responsable para dicho efecto.
- Envío de comunicaciones e información relevante derivada de la relación que existe entre el Titular y el Responsable por cualquier medio físico o digital, incluyendo, pero sin limitarse a: redes sociales (Facebook, Instagram, Twitter, WhatsApp, entre otras), vía telefónica, SMS o correo electrónico.
- Cualquier otra finalidad que resulte necesaria a partir de la relación entre el Titular de los Datos Personales y SANNA o de la autorización dada por el Titular.
a. Clientes (incluye Potenciales Clientes)
SANNA tratará Datos Personales de Clientes (y posibles clientes) en sus sistemas de administración de clientes (CRM por sus siglas en inglés) y sistemas similares. Las finalidades aplicables a los Clientes (o Datos Personales de los Titulares que actúen como puntos de contacto de dichos Clientes) de SANNA serán, además de las aplicables en otras secciones según corresponda, las siguientes:
- Administrar la relación comercial con los clientes (tales como, pero sin limitarse a, relaciones de venta o arrendamiento de bienes inmuebles) mediante el Tratamiento de Datos Personales.
- Realizar actividades comerciales y de mercadeo a través del tratamiento de datos Personales.
- Enviar información importante sobre su relación con la Compañía, así como sobre los productos, campañas, eventos, sobre los sitios web o iniciativas digitales de la Compañía, las modificaciones de los términos, condiciones, y políticas de la Compañía y de cualquier otra información administrativa. Para estos efectos, SANNA podrá utilizar cualquier medio físico o digital, incluyendo, pero sin limitarse a: redes sociales (Facebook, Instagram, Twitter, WhatsApp, entre otras), vía telefónica, SMS o correo electrónico.
- Hacer seguimiento y dar trámite a reportes de quejas de calidad de los servicios de SANNA y eventos de reclamos.
- Atender y gestionar las solicitudes de información y contacto enviadas por el titular.
- Evaluar la viabilidad de una relación comercial o de servicios entre el titular y SANNA Solutions.
- Enviar información sobre los servicios de SANNA Solutions cuando el titular lo haya solicitado o autorizado expresamente.
- Dar cumplimiento a obligaciones legales y requerimientos de autoridades competentes.
b. Empleados
SANNA utilizará los Datos Personales de sus empleados y el resto de los miembros de su recurso humano de acuerdo con las finalidades que se relacionan a continuación:
- Incorporar los Datos Personales del Titular en el contrato laboral, modificaciones y adiciones al mismo, así como en los demás documentos que resulten necesarios para gestionar la relación laboral y obligaciones derivadas de la misma que se encuentren a cargo de SANNA en calidad de Responsable del Tratamiento de los Datos Personales.
- Gestionar los Datos Personales del Titular y los de su núcleo familiar sobre los cuales el Responsable esté legitimado a tratar para efectos de realizar trámites de afiliación a las entidades promotoras de salud −EPS−, cajas de compensación familiar, administradoras de riesgo laboral −ARL−, y demás necesarias para que SANNA cumpla su deber como empleador.
- Enviar comunicaciones internas relacionadas, o no, con su vinculación laboral.
- Responder solicitudes del trabajador sobre expedición de certificados, constancias y demás documentos solicitados a SANNA debido al vínculo laboral.
- Incorporar los Datos Personales en los archivos laborales activos e históricos de SANNA y mantenerlos actualizados. Gestionar los Datos Personales del Titular para garantizar una correcta asignación de las herramientas de trabajo (incluidas las herramientas TI tales como correo electrónico, computadoras, dispositivos móviles, accesos a bases datos, etc.).
SANNA Solutions no utilizará los datos para finalidades distintas a las aquí declaradas sin obtener previamente una nueva autorización del titular.
5. Base legal del tratamiento
De conformidad con el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, el tratamiento de datos personales requiere la autorización previa, expresa e informada del titular. Al enviar el formulario de contacto o proporcionar sus datos por otro canal directo, el titular otorga su consentimiento para el tratamiento descrito en esta Política, la cual ha sido puesta a su disposición antes de ese acto.
6. SANNA Solutions también actúa como Encargado del Tratamiento
Además de recolectar datos como Responsable a través de sus propios canales (secciones 1 a 5), SANNA Solutions presta servicios de automatización con inteligencia artificial a empresas clientes, en cuyo desarrollo puede tratar datos personales de los usuarios finales de dichos clientes.
En esos casos, SANNA Solutions actúa como Encargado del Tratamiento por cuenta de cada cliente (Responsable), conforme a un Acuerdo de Transmisión de Datos Personales (DPA) suscrito con cada uno, de acuerdo con el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013. Es responsabilidad de cada cliente de SANNA Solutions informar a sus propios titulares sobre el tratamiento de sus datos, incluyendo la intervención de SANNA Solutions como proveedor tecnológico.
Esta Política no regula esas relaciones específicas cliente por cliente; cada una se rige por su propio Acuerdo de Transmisión de Datos y por la política de privacidad publicada por el cliente correspondiente.
7. Destinatarios de los datos y transmisiones internacionales
Los datos personales recolectados a través de los canales propios de SANNA Solutions (secciones 1 a 5) podrán ser transmitidos a los siguientes destinatarios:
| Destinatario | País / Servidor | Finalidad |
|---|---|---|
| Proveedor de correo electrónico corporativo (Google Workspace) | EE.UU. | Gestión de comunicaciones con el titular |
| Supabase (gestión interna de contactos y seguimiento comercial) | EE.UU. | Registro y seguimiento de solicitudes de contacto |
| Notion (gestión interna de contactos y seguimiento comercial) | EE.UU. | Registro y seguimiento de solicitudes de contacto |
En caso de transferencia internacional de datos (Art. 26, Ley 1581/2012), SANNA Solutions garantizará que los países destinatarios ofrezcan niveles adecuados de protección o que existan garantías contractuales suficientes.
8. Plazos de retención
| Tipo de dato | Plazo máximo | Acción al vencer |
|---|---|---|
| Prospectos sin relación comercial formalizada | 12 meses desde el contacto inicial | Eliminación o anonimización |
| Prospectos con relación comercial activa | Vigencia del contrato + 2 años | Eliminación o anonimización |
Las obligaciones legales de conservación documental (tributaria, contable u otras) prevalecerán sobre los plazos aquí definidos.
9. Derechos ARCO del titular
- Acceso: conocer los datos personales que SANNA Solutions tiene sobre él y cómo son tratados.
- Rectificación: solicitar la corrección de datos inexactos, incompletos o desactualizados.
- Cancelación (supresión): solicitar la eliminación de sus datos cuando el tratamiento no sea proporcional a la finalidad o cuando revoque su consentimiento.
- Oposición: oponerse al tratamiento de sus datos para finalidades específicas, incluyendo comunicaciones comerciales.
Para ejercer estos derechos, el titular debe enviar su solicitud a anamaria@sannasolutions.com con el asunto «Ejercicio de derechos ARCO», indicando nombre completo, dato de contacto y descripción del derecho que desea ejercer.
SANNA Solutions atenderá la solicitud en los plazos del artículo 14 de la Ley 1581 de 2012: diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días hábiles adicionales con comunicación motivada al titular.
10. Revocación del consentimiento
El titular puede revocar su consentimiento en cualquier momento, de forma total o parcial, sin efecto retroactivo, dirigiendo su solicitud al mismo canal indicado en la sección anterior. SANNA Solutions cesará el tratamiento dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud, salvo que exista una obligación legal que impida la eliminación inmediata.
11. Medidas de seguridad
SANNA Solutions implementa medidas técnicas, administrativas y organizativas para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o divulgación indebida, en cumplimiento del principio de seguridad del artículo 4(f) de la Ley 1581 de 2012. En caso de incidente de seguridad que afecte datos personales, SANNA Solutions notificará al titular afectado y a la SIC en los términos de la normativa vigente.
12. Modificaciones a esta Política
SANNA Solutions podrá actualizar esta Política cuando sea necesario. Cualquier modificación sustancial será comunicada a través del sitio web con una antelación mínima de diez (10) días hábiles antes de su entrada en vigor. La versión vigente estará siempre disponible en sannasolutions.com.
13. Autoridad de control
El titular que considere vulnerados sus derechos puede presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC): sitio web www.sic.gov.co · línea de atención Bogotá 601 592 0400.
Historial de versiones
| Versión | Fecha | Descripción |
|---|---|---|
| v1.0 — Borrador | Junio 2026 | Versión inicial. |
| v1.1 — Borrador | Julio 2026 | Se agrega sección 6 (SANNA como Encargado, mención general sin detalle por cliente). Se completa sección 7 (Notion como CRM interno, pendiente confirmar si hay otro). Se completa sección 12 (cookies, asumiendo que no hay activas — confirmar). |